--> Factores claves en el despacho de productos en la cadena de suministro | Ubiqua

3 factores claves para el despacho de productos

¿Qué se necesita para entregar los pedidos de los clientes completos?, con la cantidad y tiempo correcto. Parece simple, sin embargo, estas preguntas representan uno de

los mayores retos para empresas distribuidoras y fabricantes en el mercado panameño.

 

Un buen paso para conocer la realidad sobre el despacho en la empresa parte de consultar al cliente sobre este proceso. Puede ser retador, sin embargo, es el punto de partida para realizar mejoras a este proceso en la empresa.

Retos en el despacho de productos

 

Generalmente las empresas mantienen los siguientes retos en el despacho:

  • Afectaciones en el nivel de servicio (fill rate) con clientes.
  • Insatisfacción del cliente por desempeño en las entregas.
  • Altos costos en el proceso por falta de optimización.

Factores que afectan el despacho y cómo gestionarlos

 

A continuación, mencionaremos tres factores que impactan el bajo desempeño en el proceso de despacho:

 

  1. Tiempos de entrega. Los tiempos de entrega representan el principal reto que afecta el buen desempeño de este proceso. Esto incluye:
    • El tiempo de procesamiento del pedido. Usualmente afectados por errores en procesos manuales.
    • Tiempo de la distribución y/o fabricación de los productos a entregar.
    • Plazos de entrega para “pickar” y preparar la entrega.

Cada demora en este proceso impacta en los niveles de inventario y en la afectación de las métricas de entrega y relación con el cliente.

 

¿Cómo reducirlos?

 

Comprendiéndolos. La identificación de oportunidades para mejorar procesos, viene de la mano del desarrollo de análisis, en dónde se puedan identificar cuellos de botella con el fin de administrarlos y reducir costes de operación.

 

Un mapa de flujo de valor, como resultado de este análisis, resaltará los pasos puntuales del proceso en los que se podrán generar cambios para reducir los plazos de entrega de toda la cadena de suministro.

 

La misión consiste en poder servir a los clientes con en el menor costo y de forma completa.

 

  1. Comprender la oferta y la demanda.

Lograr un buen resultado en la entrega se obtiene con un pronóstico preciso. Sin embargo, es difícil lograr la alineación de los departamentos relacionados para alcanzar estos pronóstico.

 

¿Cómo comprenderla?

 

A través de un proceso de planificación de ventas y operaciones o por sus siglas en inglés “S&OP” (Sales and Operation Planning Process). Este proceso es considerado como uno de los pilares fundamentales de una cadena de suministro efectiva.

 

El S&OP involucra tres pasos claves:

 

  • Revisión de la demanda: esta es una reunión entre ventas y producción en la cual se revisan los cambios esperados en la demanda en los próximos 12 meses en comparación con el pronóstico del mes anterior. El resultado de esta revisión es un pronóstico mensual de ventas acordado.
  • Revisión de la oferta: se trata de una reunión entre operaciones y producción, en la que se analiza la capacidad de la empresa para cumplir con el pronóstico acordado de ventas. Esto determinará la necesidad de aumentar la capacidad de producción, mano de obra y relación con proveedores claves requerida para satisfacer la demanda prevista.
  • Reunión de S&OP: reunión de planeación en la que se revisan los pronósticos definidos en las reuniones previas. Exige la participación de las partes implicadas en la gestión de la cadena de suministro de la empresa. El resultado de esta reunión es la activación de las distintas decisiones estratégicas y operativas consensuadas a lo largo del S&OP para gestionar la oferta y la demanda de productos.

 

 

“El S&OP representa un proyecto simple de implementación que impacta positivamente la planificación de la cadena de suministro”.

 

  1. Gestión efectiva de productos (SKU´s)

La complejidad de este punto dependerá de la cartera de productos que comercializa la empresa. Sin embargo, existen algunos pasos simples que se pueden realizar para mejorarla:

 

  • Fijar a un responsable de la administración de la cartera de productos. Esta persona debe ser responsable de decidir qué productos se introducen y cuáles se eliminan y cuándo.
  • Analizar las ventas e inventario para saber qué productos están contribuyendo a los ingresos y las ganancias, y cuáles no.
  • Al considerar un nuevo producto, se debe preparar un análisis que describa lo que este nuevo producto ofrecerá a la empresa e incluir qué productos podrían ser reemplazados por el nuevo producto.
  • Minimizar el stock obsoleto cuando se actualizan los productos.

Gestionar los despachos de forma correcta permite lograr eficiencias y reducir costos en la operación.

Consideraciones finales

La cadena de suministro de cada empresa varían según su rubro de negocio. Sin embargo, es importante tener en cuenta que para poder iniciar a gestionarla de forma eficiente, se debe empezar identificando las oportunidades dentro del proceso de la orden al pago o “Order to cash”.

 

Los tres factores señalados en este artículo son sólo una base para la gestión de los despachos en las compañías. Estas bases deben ser soportadas con un conjunto de herramientas y ajustes de procesos internos direcionadas impactar este proceso. La misión consiste en poder servir a los clientes con en el menor costo y de forma completa (día, hora y cantidad correcta).


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Carlos E. Sousa-Lennox R

Marketing Manager en Ubiqua

carlos@ubiqua.me