--> La gestión de pedidos, etapa uno del "order to cash" | Ubiqua

La gestión de pedidos, etapa uno del “order to cash”

¿Qué es la gestión de pedidos?

La gestión de pedidos (GP) ó “order management – (OM)”, es el primer proceso del ciclo “order to cash”, en el que se administra la entrada de pedidos de un cliente a través de un sistema y/o proceso.

 

Este proceso procura mantener el registro del pedido, la administración de las personas y procesos necesarios, para que los pedidos sean entregados con éxito a los clientes. También involucra mantener información clave sobre el cliente como el historial de órdenes realizadas, plazos de pagos, requisitos de entrega, entre otras, que permiten lograr una mejor atención.

Cómo impacta a las empresas

El trabajo primordial de la gestión de pedidos es:

  1. Dar confianza al cliente que el pedido entrará al sistema de facturación, sin importar el medio por el que se haga el pedido.
  2. Aumentar la cobertura de clientes al tener diversos medios de compra. (ver imágen #?)
  3. Una vez integrada la gestión de pedidos al sistema ERP, eliminar errores por procesos manuales, causando los siguiente impactos en la operación:
    1. Vendedores y facturadores al tener acceso inmediato a información del proceso, se aumenta el nivel de servicio a los clientes por entregas completas.
    2. Mayores ingresos y rentabilidad en proceso de la gestión de pedidos.
    3. Otros.

Canales de atención en la gestión de pedidos

Un cliente puede gestionar un pedido a través de los siguiente canales:

  • Vendedor – cara a cara
  • Call center – mediante llamada
  • Autoservicio – website o e-commerce
  • Orden de compra – conector

Canales de atención en la gestión de pedidos.

 

En los canales de la gestión de pedidos se proveen distintas opciones de herramientas para enviar un pedido a su proveedor. Por ejemplo:

  • El vendedor ó rutero tiene una herramienta en donde aparece la información necesaria para tomar un pedido rápidamente y sin fricciones.
  • Si el cliente envía pedidos como órdenes de compra a su proveedor, se transforman esas órdenes de compra en pedidos sin digitación manual.
  • Poder aumentar la cobertura de clientes atendidos a través de un portal de autoservicio o “e-commerce”. En el cual se puedan atender más clientes a un menor costo.

Cómo gestionar la gestión de pedidos

Inicialmente es importante realizar un análisis de todo el proceso actual en la empresa. Con el fin de poder mapear todo el proceso e identificar los puntos principales que deben ajustarse para impactar el mismo. Luego de esto, según las necesidades del negocio, las posibles soluciones pueden variar.

 

En algunos casos resulta importante el uso de una herramienta de software de gestión de pedidos integrada al sistema ERP. Buscando digitalizar y agilizar todo el proceso. Evitando así problemas causados por tareas y procesos manuales.

 

Otros ejemplos de gestión efectiva del proceso de OM son:

 

  • Automatizar el proceso de llenar formularios de pedido para eliminar los errores en el envío de pedidos y la doble entrada de los mismos.
  • Actualización de procesos operativos o sistemas que afectan el procedimiento de la gestión.
  • Proporcionar a los representantes de ventas la información actualizada en el momento de la venta, sobre el inventario y otros aspectos relevante del cliente. Esto con el fin de incentivar la venta estratégica y evitar retrasos en los pedidos realizados.
  • Mayor control de las promociones y descuentos a clientes específicos por parte de los gerentes.

Situación actual de la gestión de pedidos

En la actualidad, la gestión de pedidos presenta diversos retos que deben ser abordados por las compañías. Alguno de estos retos son:

  • Retrasos en entregas a cliente.
  • Sobrecostos en la operación.
  • Bajos niveles de servicio por error en información registrada en el sistema.
  • Falta de unificación de la información para la toma de decisiones.

 

La mayoría de las compañías en la región, necesitan que una persona revise los pedidos para asegurarse de que se cumpla el nivel de servicio. La revisión de los pedidos suele ser bastante tediosa y susceptible a errores principalmente por 2 razones:

 

  1. Las interfaces del ERP para tomar y revisar pedidos son herramientas complicadas y con muchos pasos para lograr una acción.  
  2. Los revisadores tienen que cambiar detalles del pedido basados en información no unificada que no está en el sistema.

 

La GP facilita la interacción humana con ayuda de herramientas intuitivas para hacer y/o revisar el pedido antes de que entre al sistema de facturación del cliente.

Consideraciones finales

Es difícil administrar todo este proceso debido a la cantidad de departamentos involucrados en el mismo. Es por esto que es importante utilizar la tecnología y la información para unificar la gestión de pedidos. De esta forma podemos asegurar que los parámetros y reglas de clientes establecidos a nivel estratégico sean bien gestionados.

 

Integrar tu ERP con un sistema que digitaliza la gestión de pedidos, te permitirá proveer visibilidad de todo el proceso. Desde el contacto inicial con el cliente hasta la entrega final y el pago respectivo. Además, esta visibilidad te permitirá identificar tus cuellos de botella dentro del proceso con el fin de poder administrarlos.

 

La eliminación de los procesos manuales ayuda a eliminar el exceso de costos y aumentar la rentabilidad y precisión de la gestión de pedidos.

 

Y tú: ¿Qué acciones están tomando para gestionar el OM en tu empresa?


Descarga nuestro último #InformeUbiqua sobre: “La visibilidad de la gestión de pedidos en la cadena de suministro”.


Suscribirme al Blog Empresarial

Infórmate con nosotros en: Linkedin. Facebook. Twitter. Youtube.

SHARE THIS

carlos-ed-sousa-lennox-rivera Ver todo

Carlos E. Sousa-Lennox R

Marketing Manager en Ubiqua

carlos@ubiqua.me