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Incrementa tu rentabilidad mejorando la visibilidad en la gestión de pedidos

Tiempo de lectura: 3 minutos

¿Dónde está mi pedido?

Esta pregunta es muy común entre clientes y proveedores. La capacidad de contestar rápidamente esta pregunta, es clave para la operación de cualquier compañía distribuidora o fabricante. Generalmente es necesario consultar a varios actores del proceso que trabajan de manera aislada.

La ausencia de visibilidad en la gestión de pedidos incrementa los costos de comunicación (internos y externos) y los tiempos de entrega de pedidos.

Por ejemplo: pedidos que llegan a demorar una semana en ser entregados porque entró al final del día y nadie lo vio hasta que el cliente llamó a darle seguimiento.

Al no tener visibilidad de la gestión de pedidos

Qué pasa cuando un cliente le pregunta al vendedor: ¿Dónde está el pedido que hice hace dos días?

  1. El vendedor llama a facturación y le contestan que el pedido ya está en la bodega
  2. Después el vendedor llama a la bodega para preguntar por el pedido
  3. El vendedor luego llama al cliente para actualizarlo

Durante esta consulta el vendedor no está vendiendo, facturación no está revisando pedidos y bodega no está alistando pedidos.

Al funcionar como silos separados, es muy difícil consolidar los datos de cada parte del proceso de gestión de pedido. Adicionalmente, el aislamiento de la información es un obstáculo para medir el rendimiento y velocidad del proceso.

Cuando todos los involucrados no tienen visibilidad del proceso de gestión de pedidos esto genera:  

  • Múltiples registros de la misma información
  • Interrupciones al trabajo por consultas de otros departamentos
  • Horas de trabajo en reportes manuales
  • Impacto negativo al servicio al cliente
Visibilidad en la gestión de pedidos

Incrementa tu rentabilidad mejorando la visibilidad en la gestión de pedidos

Seis acciones para mejorar la visibilidad en el proceso

Para mejorar la visibilidad y comunicación dentro del proceso de gestión de pedidos se pueden tomar las siguientes acciones:

  1. Digitalizar la entrada de pedidos al sistema
  2. Tener toda la información relevante del proceso en un solo lugar
  3. Darle acceso a esta información a los interesados
  4. Crear reglas y alertas cuando un pedido demora más de un tiempo establecido en alguna parte del proceso
  5. Definir y monitorear métricas de rendimiento para el proceso
  6. Darle acceso al estado de pedidos a clientes clave

Al darle visibilidad a los involucrados en el proceso, la gestión de pedidos pasa de seguimiento reactivo a mejoras del proceso proactivas. Impactando así en la rentabilidad de tu empresa.


Y tú: ¿Qué estás haciendo para mejorar la visibilidad de la gestión de pedidos en tu empresa?

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Rey Hernández

Gerente de Producto en Ubiqua

rhernandez@ubiqua.me