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El ciclo “order to cash” en las empresas

¿Qué es el order to cash?

El ciclo order to cash (O2C) involucra una serie de procesos que ocurren en una empresa desde que un cliente hace un pedido hasta que la empresa recibe el pago por este pedido. El order to cash es la manera en que una empresa genera valor a sus clientes a cambio de un pago.

 

La alineación de este proceso, entre las operaciones logísticas y la estrategia comercial, es clave para dar al cliente el mayor valor agregado junto con los productos o servicios.

El order to cash en las empresas

Un proceso logístico bien definido y estructurado de forma eficiente es fundamental para garantizar la eficiencia operacional en las empresas.

 

Los procesos que involucra el O2C, son claves para la operación. Es por esto que deben ser administrados de forma eficiente y precisa para evitar repercutir en problemas financieros o de reputación en el mercado.

 

La gestión correcta de este proceso impactará la empresa en:

  • Mejor servicio: El cliente reciba su pedido, completo y a tiempo.
  • Competitividad en el mercado: Acelera su flujo de caja, al poder cobrar más rápido.
  • Mejor toma de decisiones: Al tener visibilidad del todo el proceso.
  • Entre otras.

Describiendo el O2C

En Ubiqua hemos detallado el order to cash de la siguiente forma:

Detalle de lo que sucede en cada etapa:

  1. Pedido “Order Management”: Se capturan los pedidos del cliente a través de múltiples canales.
  2. Integración de datos: Digitalización y almacenamiento de la gestión de pedidos.
  3. Trazabilidad operativa – (Picking/Producción): Poder consultar sobre el estado de la gestión de pedidos. A producir si es fabricante y “pickar (empacar/embalar)” si es un distribuidor.
  4. Despacho: Se preparan los camiones y organizan las rutas con los pedidos a entregar.
  5. Entrega: Entrega al cliente final según estándares de tiempo y calidad.
  6. Devoluciones: Flujo de mercancía devuelta desde el lugar de venta hasta el punto de origen.
  7. Pago: El cliente paga por su pedido y culmina el proceso.

Riesgos de no gestionar el O2C

Una empresa debe tener total control del ciclo O2C. Todos los procesos dentro del order to cash deben están coordinados y en constante comunicación para  cumplir la promesa que se hace al cliente pero sin arriesgar la estabilidad financiera de la empresa.

 

Por ejemplo: en una distribuidora o fabricante, distintos departamentos están encargados de distintas áreas del order to cash. Comúnmente pagos los manejan crédito y cobros, picking lo maneja operaciones y la toma de pedidos la maneja comercial. En nuestra experiencia, hemos observado casos como:

  • Logística no se entera de las promesas de fecha de entrega que ofrece comercial.
  • Comercial ofrece promociones a los clientes que no se pueden ejecutar en el picking.
  • Comercial le vende a un cliente que está moroso.
  • Pedidos completos rechazados por retraso en entregas.
  • Otros más.

La solución para gestionarlo

Cada departamento utiliza herramientas diferentes para hacer su trabajo del día a día. Estas herramientas deben estar conectadas a una sola plataforma que conecte el ciclo order to cash de principio a fin. En tecnología, a esta plataforma conectada se le llama Torre de Control.

Una torre de control permite:

  • Compartir información relevante entre departamentos para mejorar la toma de decisiones.
  • Medir cada proceso y identificar cuellos de botella.
  • Brindar visibilidad y mayor control a gerencia sobre la operación.
  • Mantener al cliente mejor informado.

La torre de control busca integrar la operación de la empresa, permitiendo brindar la información correcta a la persona correcta en el momento correcto.

Pasos para conectar el O2C

  1. Identificar la información relevante en cada departamento que hace parte del order to cash.
  2. Digitalizar todos los procesos del O2C que se hacen en papel o de boca en boca.
  3. Conectar la información a través de interfaces o APIs en un sólo lugar.

Conectar el order to cash es un proceso riguroso pero es la manera más efectiva de tener control de la rentabilidad de tu empresa.

¿Qué pasos estás iniciando para conectar el order to cash?


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Carlos E. Sousa-Lennox R

Marketing Manager en Ubiqua

carlos@ubiqua.me